Assistant(e) de Coordination des Programmes

Titre : Assistant(e) de Coordination des Programmes à Lérab Ling
Organisation : Congrégation Rigpa Lérab Ling
Statut : Temps partiel (3 jours/semaine, 21h/semaine),
Lieu : Lérab Ling, Roquerdonde, 34650, France
Rémunération : À partir de 13 000 € brut annuel (selon profil et temps de travail).

Prise de poste : Dès que possible
Sous la responsabilité des responsables du programme : Sébastien Reggiany pour le chemin de l’étudiant (Sangha) & Astrid Hubert pour le public (sur la photo)

CONTEXTE

Lérab Ling est un centre de retraite bouddhiste tibétain, niché dans un paysage de montagne préservé dans le sud de la France, près de Lodève (Hérault). Tout au long de l’année, nous proposons un programme riche de retraites et d’événements publics — accueillant jusqu’à 800 participants lors des grandes retraites estivales — ouverts à toute personne souhaitant explorer la méditation, découvrir la culture tibétaine ou approfondir une pratique spirituelle.

Pour en savoir plus sur la vision et les activités de Lérab Ling : https://Lérabling.org/

LE POSTE

Nous recherchons un(e) assistant(e) de coordination des programmes pour occuper un rôle organisationnel clé et renforcer notre capacité à proposer des événements de qualité, porteurs de sens et de lien — qu’ils s’adressent au grand public ou à la communauté bouddhiste.

La stratégie, le contenu et le programme sont définis par les responsables de programme ; Votre mission est de mettre ce plan en œuvre — en coordonnant l’ensemble des parties prenantes et en veillant à ce que l’information, les équipes et la logistique s’articulent de façon fluide. Vous serez le lien entre l’équipe du programme et Les différents pôles qui animent chaque événement, avec un regard constant sur l’amélioration et la simplification des processus.

VOS RESPONSABILITÉS

Planification des programmes

• Planifier et organiser des ateliers de travail pour élaborer et développer le programme annuel (horizon 12 mois)
• Maintenir un calendrier des échéances du programme et l’ensemble des événements
• Organiser et animer les réunions de suivi et de coordination
• Contribuer à préparer la présentation des programmes

Ouverture des événements aux participants

• Finaliser les détails pratiques de chaque événement et rassembler toutes les informations nécessaires à leur mise en ligne — en assurant le suivi des descriptions, tarifs, planning et aspects logistiques, auprès des enseignants, intervenants et équipes internes
• Créer les événements dans nos systèmes et vérifier l’exactitude de toutes les informations.
• Coordonner avec l’équipe communication et celle des inscriptions pour l’ouverture des inscriptions et la diffusion des événements.

Coordination et supervision opérationnelle

• Assurer un suivi proactif auprès des équipes pour garantir le bon déroulement de chaque événement, notamment :
  • Identifier et mobiliser les équipes (responsables d’événement, coordinateurs, traduction et équipes de soutien diverses).Réserver et coordonner l’occupation des salles, en lien avec l’équipe du Temple.
  • Organiser les réservations et les démarches administratives pour les enseignants, intervenants et équipes venant à Lérab Ling.
• Mettre à jour et surveiller les outils de suivi des événements ; produire des rapports hebdomadaires sur les inscriptions.
• Identifier des opportunités d’amélioration et de simplification de l’ensemble du processus de coordination événementielle.
• Contribuer aux bilans post-événements en collectant les retours d’expérience.

VOTRE PROFIL

Qualités recherchées

• Organisé(e), rigoureux(se) et méthodique
• Bon relationnel et communication claire
• Autonome, tout en étant à l’aise dans un environnement collaboratif.
• Calme et adaptable face aux imprévus et aux changements de priorités
• Capacité d’adaptation et à rester calme face aux imprévus et aux changements de priorités

Expérience : 2 à 3 ans minimum, idéalement en gestion ou coordination d’événements. Une expérience dans le secteur non lucratif, culturel, bouddhiste ou contemplatif est un atout important.

Langues :

• Français : Niveau C1 — Courant
• Anglais : Niveau B2 — Capacité à communiquer aisément, expression écrite et compréhension fluides.

Outils : À l’aise avec les outils numériques et les bases de données, y compris la publication web.

• Une expérience avec Airtable ou des plateformes similaires est un plus.
• Maîtrise des tableurs (Excel ou équivalent) pour le suivi et le reporting.

CANDIDATURE

Pour postuler, merci d’envoyer une lettre de motivation et votre CV à : ll.administration@rigpa.org